Gezocht: Administratief medewerker

Administratief medewerker / klantenservice
Voor 20-24 uur per week (hybride functie)

Omschrijving

Vind je het fijn om te werken voor een bedrijf dat als doel heeft de wereld een stukje bewuster te maken? Ben jij iemand die er gelukkig van wordt om nauwkeurig en secuur te werken?
Heb je een stevige achtergrond in administratief werk, hou je van aanpakken, ben je van vele markten thuis, zie je snel wat er gebeuren moet, bezit je een hoge mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel, dan pas jij bij ons!

Je kunt veel vanuit je eigen huis werken, en hebt daarnaast regelmatig contact met collega's via MS Teams en Slack om te overleggen en kort te sluiten. Op gezette tijden komen we bij elkaar en hebben we vergaderingen.
De uren en dagen dat je werkt, worden in overleg afgestemd en zijn voor een deel zelf in te vullen.

Functie:

Telefoon en mails beantwoorden en verwerken, taken oppakken die eruit voortkomen.
Het verwerken van aanmeldingen die zijn binnengekomen.
Contact onderhouden met les-accommodaties en cateraars, aantallen en dieetwensen doorgeven deze locaties en cateraars.
Annuleringen verwerken en hiervoor creditnota’s maken.
Openstaande posten beheren en herinneringen versturen.
Inkoopfacturen inboeken.
Voorstellen voor deelbetalingen maken aan deelnemers die in termijnen willen betalen.
Plaatsen zoeken voor deelnemers die een lesdag willen inhalen.
Reviews en evaluaties verwerken.
Het regelen en organiseren van afsluit-events voor een afgestudeerde opleidingsgroep.
Inzicht hebben in, en overzicht houden over de geautomatiseerde processen (zoals geautomatiseerde inschrijvingen en betalingen) en in actie komen/melden als er iets fout gaat.
Na een opleiding of training certificaten genereren voor de afgestudeerde kandidaten.
Samen met de officemanager en input van andere collega’s, een interne nieuwsbrief samenstellen die een paar keer per jaar uitkomt.
Contact onderhouden met de social media manager en feedback geven op posts en/of ideeën aandragen voor posts.

Jij:

Hebt een afgeronde administratieve opleiding op tenminste Mbo-niveau.
Hebt ervaring met online boekhoud- en facturatiesystemen.
Hebt werkervaring als administratief medewerker, frontoffice of backoffice medewerker.
Bent van nature vriendelijk, vindt het leuk om mensen te woord te staan, vragen te beantwoorden en uitdagingen zo goed mogelijk te kunnen oplossen.
Kunt heel goed zelfstandig werken en overzicht houden.
Bent volledig thuis in MS Office (Word, Excel, Teams).
Bent bekend met het werken in verschillende soorten softwareprogramma’s (o.a. CRM, CMS).
Hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal.
Hebt een prettige telefoonstem.
Houdt van afwisselende taken.
Ervaring in financiële administratieve taken is een pré.
Hebt thuis een werkplek waar vanuit je remote kan werken.
Bent authentiek en lekker jezelf, kortom, een fijne collega.

We bieden:

Een werkomgeving waarin de missie van bewustwording van mens en maatschappij centraal staat.
Een leuk team en een ongedwongen, informele werksfeer.
Een hybride functie (voornamelijk thuiswerk).
Een laptop en toebehoren van de zaak.
Thuiswerkvergoeding.
Werkuren (20 - 24 uur, verdeeld over 4 dagen per week) die in overleg en voor een deel naar eigen inzicht zijn in te richten.
De vrijheid om mee te denken en input te geven.
De mogelijkheid om kennis te maken met ons werk en gratis bepaalde activiteiten te volgen (bijvoorbeeld meedoen met een workshop familieopstellingen).
Salarisindicatie: 2800,- / 3500,- bij 40 uur (afhankelijk van ervaring en leeftijd).

Publicatiedatum: 23 december 2025
Ingangsdatum: In overleg, bijvoorbeeld vanaf 1 maart 2026

Sollicitaties met CV en motivatiebrief kunnen gestuurd worden naar: personeel@ivsw.nl t.a.v. Angeli Basten

Top